Bimtek Persuratan Berbasis Online Di Lingkungan LLDIKTI Wil.XIV

21 Nov 2019 Informasi Kampus 1,617

Kegiatan Bimbingan Teknis aplikasi persuratan berbasis online ini dilaksanakan pada hari Rabu s/d Jumat tanggal 13 s/d 15 Februari 2019 di Hotel Grand Abe Jayapura, dengan sasaran peserta adalah staf administrasi pada PTS di Lingkungan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah XIV Papua dan Papua Barat. Kegiatan ini dibuka oleh sekretaris LLDIKTI Wilayah XIV Bapak Agung Nugroho Marey, S.Pd., M.Pd.

Sebagai narasumber, panitia mengundang Nani Suryani, S.E., Kepala Sub Bagian Pesuratan dan Kearsipan, Biro Keuangan dan Umum, Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Dalam materinya dijelaskan tentang pengenalan aplikasi persuratan online yang diterapkan di Kemenristekdikti yang bisa diakses melalui laman (http://eoffice.ristekdikti.go.id). Pengguna Sistem Informasi aplikasi persuratan berbasis online (E-Office) ini terdiri dari 5 jenis pengguna, di antaranya pertama administrator, yaitu pengguna yang memiliki autentikasi untuk mengontrol semua kondisi persuratan yang ada dalam sistem e-office. Kedua admin unit yaitu pengguna yang memiliki kewenangan untuk melakukan kontrol persuratan pada Unit TU yang ada dalam sistem e-office. Ketiga operator surat, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk membuat data surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat. Keempat pejabat Struktural , yaitu pejabat Eselon 1, 2 , 3, dan 4 yang memiiki kewenangan hanya untuk menerima surat masuk yang ditujukan kepada yang bersangkutan. Kelima staff, yaitu pengguna yang menerima surat dan memberikan respon.

Selain itu, dipaparkan tentang kebijakan pelaksanaan e-office yaitu :

  1. Penyusunan peta proses bisnis Kementerian;
  2. Penyusunan SOP makro dan mikro;
  3. Integrasi layanan/e-government yang telah ada dan pembangunan/pengembangan sistem e-government baru untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Kementerian;
  4. Implementasi undang-undang keterbukaan informasi publik;
  5. Penerapan sistem kearsipan yang handal (digitalisasi)

Pelaksanaan e-office saat ini pada Eselon I, II, III, IV beserta staf di Kementerian, Sekretariat Menteri, Sekretariat Direktorat Jenderal dan Inspektorat Jenderal, Pusdiklat, Pusdatin, Puspiptek, PP-Iptek dan Lembaga Eijkman. Adapun kendala implementasi diantaranya lambat, sering hang, pemahaman user beragam, organisasi kementerian belum sepenuhnya dimasukkan, dan fitur belum disesuaikan dengan TND 51 tahun 2015.

Selanjutnya, diberikan materi tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Permenristekdikti Nomor 51 Tahun 2015). Ibu Mega Puspitasari sebagai staf Pusat Data dan Informasi IPTEK DIKTI kemudian memberikan praktek penggunaan e-office versi 2.1 yang diterapkan kepada masing-masing pengguna. Ada catatan penting yang disampaikan bahwa kemeristekdikti hanya memberikan pengenalan aplikasi, tetapi untuk teknis pelaksanaannya setiap PTS melakukan koordinasi kepada LLDIKTI Wilayah XIV, dan pada saat ini LLDIKTI Wilayah XIV belum menerapkan e-office ini sehingga butuh waktu dalam penerapannya.

Bapak Fahmi Ma’ruf Nst, S.Sos Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokol, Sekretariat Jenderal, Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi memberikan materi tentang instrumen pengelolaan arsip dinamis dan manajemen kearsipan. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, terdiri dari 3 jenis yaitu arsip aktif, arsip inaktif,dan arsip vital. Kemudian diberikan praktek terkait arsip aktif dan inaktif, peserta dibagi menjadi 2 kelompok masing-masing mendapatkan 4 buah surat, selanjutnya berkas dikelompokkan dalam bentuk sekat/guide dan folder arsip. Setelah itu, dikerjakan dalam bentuk excel dimana kode kasifikasi, retensi aktif dan inaktif, keterangan surat dilihat pada lampiran II Permenristekdikti No. 23 tahun 2018 (PTN).

Kesimpulan: Kegiatan ini sangat penting karena merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi yang mampu melakukan kegiatan surat-menyurat antar lembaga secara realtime, sehingga dapat menghemat penggunaan kertas dan waktu. Kemenristekdikti menggunakan aplikasi e-office versi 2.1, dimana LLDIKTI Wilayah XIV Papua dan Papua Barat belum menggunakan aplikasi e-office ini, sehingga PTS melakukan koordinasi sebelum penerapan aplikasi di unit kerja masing-masing.